让整个组织关心反欺诈工作的 6 种方法_会计论文

让整个组织关心反欺诈工作的 6 种方法

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注册会计师约翰·霍尔 (John Hall) 与全球数百家组织(从拉斯维加斯赌场到东欧各国政府)的数千名员工就道德、诚信和欺诈预防进行了交谈。

很少有人会不同意这些主题的重要性。但他说,要让人们真正参与到反欺诈任务中,还需要更多的东西。

“最大的问题,”他笑着说,“是,’那又怎样?每个商业领袖究竟应该如何处理这些信息?’”

Hall 是一名审计员、顾问和演讲者,他将于 10 月 27 日至 29 日在 AICPA 上发言

以下是 Hall 提出的反欺诈墙的六个组成部分,该墙建立在组织所有成员的力量之上。

可见的、有声有色的领导支持:领导支持对于打击欺诈和维护公司道德的任何努力都是必不可少的。 “是的,在最高层,以及在下层过程中各个级别的每位经理,”他说。

例如,如果主题是电汇风险,则消息必须“过滤”到各个级别的财务和采购管理。因此,每位员工都会知道,他们的直接主管希望他们了解公司的反欺诈政策和相关交易控制并采取行动。

书面政策:“我的职业生涯一直在与那些说‘我不知道’的人打交道,”霍尔说。

他说,解决方案是书面政策文件,呼吁员工帮助打击欺诈和腐败。这些更高级别的文件应描述风险并招募员工参与反欺诈任务。

“我们有这种风险。我们需要你的帮助。如果你看到了什么,请说出来,”霍尔说。

他补充说,这些政策应侧重于四个关键思想,而不是制定具体的“做”和“不做”行动:

集思广益以吸引人:不能指望审计师和高管预测欺诈风险的所有可能向量。相反,霍尔建议召集整个组织的经理以小组形式讨论潜在风险。

“你和你可以信任的人坐在一起,对他们持开放态度,你会吐槽想法,”霍尔说。

这些会议包括两个主要步骤:

头脑风暴有双重作用。它可以突出领导层采取行动的潜在风险漏洞。它还让参与者参与到反欺诈斗争中。

“在那段时间,我们进行了教育,我们传达了同样的信息:‘我们需要你的帮助,’”霍尔说。

反欺诈控制:当然,内部控制是大多数组织的基础,并且几十年来一直是监管和国会层面的工作主题。例如,公司通常需要对超过特定值的交易进行多次签名。这一基本但重要的要求限制了对付款的访问,并将审批责任置于适当的管理层。

Hall 建议金融专业人士熟悉控制的历史和他们自己公司的控制。但在与普通观众交谈时,他并没有详细说明。

相反,他询问人们在控制下的行为方式。

反欺诈行为:“我们希望确保员工和经理的行为完全支持控制程序的反欺诈意图,”Hall 说。

他经常发现经理们忽视了控制的真正目的——例如,在没有真正检查文档的情况下就签署了采购协议。

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他说,发现裂痕的最好方法是花时间在前线。这可能包括测试交易样本并询问经理他们如何处理异常交易——他称之为吸引员工注意力的“奇怪的、奇怪的或好奇的”触发器。

“反欺诈时刻”的培训:反欺诈培训是霍尔防御墙的最后一块。他说,培训课程应该只讲理论。相反,他专注于要求员工制定反欺诈控制措施的时刻。

“在我拿起笔或伸手去拿鼠标并将我的名字和声誉放在交易上的那一刻,我需要知道什么?”霍尔说。 “我称之为反欺诈时刻。’我现在是看门人。在我打开大门之前我需要知道什么?’其他一切都是次要的。”

为了做好准备,管理人员应该学习如何运用批判性分析来质疑,例如,购买或发票是否看起来可疑。

Hall 提供了许多要问的问题,包括:

对于采购和考勤卡,可以培训经理寻找可疑模式,并鼓励他们跟进危险信号。

Hall 还喜欢通过让参与者计算欺诈对其组织的潜在成本来开始培训,从而使风险变得有形。

最重要的是,他敦促金融专业人士记住,反欺诈斗争对许多同事来说都是陌生的领域。

“我们要求我们的主管和经理做一些甚至大多数人根本不知道该怎么做的事情,”他说。 “展示我们的知识并增加可衡量的底线价值的绝佳领导机会。”

——安德鲁肯尼是科罗拉多州的一名自由作家。要对本文发表评论或为另一篇文章提出建议,请通过 Neil.Amato@aicpa-cima.com 联系 JofA 高级编辑 Neil Amato。

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